Tipps fürs digitale Agrarbüro

Zwischen Aufbewahrungspflichten, Papierchaos und Bürofrust – Kann ein digitalisiertes Agrarbüro helfen? topfarmplan erklärt, was ein digitales Agrarbüro ausmacht, was die Vor- und Nachteile sind und gibt uns Tipps zur Umsetzung.


Einen Computer im Büro hat wohl mittlerweile jeder – aber ist das Agrarbüro damit gleich digital? Nein, denn nur ein (kleiner) Teil der täglichen Post kommt und geht per Mail. Die Standard-Büroprozesse setzen weiterhin auf Papier. Die Idee des digitalen Agrarbüros hingegen will in den Arbeitsprozessen möglichst ohne Papierchaos auskommen, indem nahezu alles am PC oder Smartphone erledigt wird. Die Technologie, mit der topfarmplan vorgeht basiert auf einem Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, dass alle Dokumente und damit auch Vorgänge geordnet festhält und leicht durchsuchbar macht. Das spart Zeit und damit natürlich auch Geld.

Smartphones und Tablets machen aus dem digitalen zusätzlich ein mobiles Agrarbüro. Damit kann dann auch schnell unterwegs gearbeitet werden und man spart sich einige Gänge ins Büro und kann so viele Aufgaben nebenbei erledigen, zum Beispiel direkt auf dem Schlepper. Klingt verlockend oder?

‚Gibt es da nicht auch einen Haken‘ fragen Sie sich? Natürlich muss man so ein System erst einrichten und anfangen Belege digital abzulegen. Alte Belege bleiben davon oft unberührt, sodass Sie ab und zu trotzdem in Ordnern nachschlagen müssen. Wenn Sie jedoch kontinuierlich mit dem digitalen System weiterarbeiten, werden Sie schnell merken, wie viel einfacher Ihnen die Büroarbeit von der Hand geht. Und wenn alte Dokumente dann keiner Aufbewahrungspflicht unterliegen, haben Sie irgendwann alles an einem Ort und durchsuchbar beisammen. Mit der Zeit überwiegen also die Vorteile des digitalen Agrarbüros die des Papierchaos schnell und nachhaltig. Wir haben über weitere Vor- und Nachteile schon mal einen Blogbeitrag bei uns auf der Seite geschrieben – schauen Sie hier gern vorbei, wenn Sie tiefer in die Nutzenabwägung eintauchen wollen:  Mehr Vor- und Nachteile des digitalen Agrarbüros

Wichtig ist auch: Wenn die Dokumente digital abgelegt werden, dürfen sie danach allerdings noch lange nicht entsorgt werden. Das sogenannte „ersetzende Scannen“ kann nur unter der Beachtung strengster Auflagen durchgeführt werden und ist unter diesen Bedingungen in der Praxis nicht wirklich durchführbar. Es empfiehlt sich, die Papieroriginale weiterhin unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (Eine Übersicht dazu hier: Aufbewahrungspflichten in der Landwirtschaft) zu archivieren. Bei der Ablage kann der Einsatz eines Paginierstempels sinnvoll sein, da er die Verbindung zwischen Original und digitalem Beleg herstellt. (Tipps zum Einsatz des Paginierstempels von uns gibt es hier: Paginierstempel).

Unser Fazit: Der Weg zum digitalen Agrarbüro ist einfacher als gedacht. Wichtig ist, den Einstieg zu wagen und sich mit der Thematik überhaupt erstmal auseinander zu setzen und dann kontinuierlich dranzubleiben. Ein neuer Arbeitsprozess muss sich schließlich erstmal einschleifen.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg dabei und stehen gern für Fragen zur Verfügung. Mehr Tipps rund um das Thema Büroorganisation und Digitalisierung finden Sie auf unserem Blog.

Ihr topfarmplan-Team